協(xié)議庫存采購模式下電網(wǎng)企業(yè)物資合同管理問題研究

2017-02-08 15:59:17 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

對電網(wǎng)企業(yè)協(xié)議庫存采購模式下，物資合同管理過程中出現(xiàn)的問題進行分析和研究，進而給出相應的管理策略，優(yōu)化合同管理各業(yè)務環(huán)節(jié)，提高電網(wǎng)企業(yè)物資合同管理水平，促進電網(wǎng)企業(yè)更快、更好發(fā)展。關鍵詞：協(xié)議庫存

關鍵詞：協(xié)議庫存物資采購電網(wǎng)企業(yè) 合同管理

龐大的電網(wǎng)建設與運營維護產(chǎn)生了品種和數(shù)量繁多的物資采購需求，每類需求在完成時間、技術標準、重要程度、價值量、需求量與需求頻次、供應商群體等方面各有不同。在協(xié)議庫存采購模式下，不同品種、不同需求時間，甚至不同需求方的物資能夠通過一次招標，在同一個供應商處進行采購。相較于批次采購，協(xié)議庫存模式更加高效、靈活，能夠涵蓋的物資范圍更廣、采購范圍更大，而靈活的采購方式也對合同管理提出了更大的挑戰(zhàn)。

1.協(xié)議庫存采購模式下物資合同管理的特點

協(xié)議庫存采購模式下的合同管理首先與供應商簽訂明確采購額度、采購單價、采購期限的框架采購協(xié)議，在未來實際需求發(fā)生的時，將實際需求與采購結果進行匹配并簽訂包含具體項目信息、物資規(guī)格、數(shù)量、合同金額的供貨單，供應商以供貨單為依據(jù)進行合同履約、結算的一種合同管理方式。

2.協(xié)議庫存采購模式下合同管理存在的問題

1）合同集中簽訂模式難以實施

由于在協(xié)議庫存采購模式下，采購物資往往價值低、供應分散、確定性低且時效要求更高，原來招標時間固定、批次合同集中簽訂的模式難以實施，無法滿足實際需求，若固守原有的合同簽訂方式，合同簽訂工作勢必成為整個采購過程中的短板。最終造成工程等物資，物資等合同的局面。

2）供應商違約風險不斷加大

協(xié)議庫存物資采購結果是在框架協(xié)議約定的有效時期（一般為1年）內陸續(xù)匹配實際需求，這就決定了在招標、框架協(xié)議簽訂完成后，還要經(jīng)過一定的時間，才能進入合同的履約環(huán)節(jié)，履約的時間不確定性也更強，這樣就導致在合同履約時，往往會出現(xiàn)采購物資市場價格已經(jīng)出現(xiàn)較大變化的情況，從而造成了不可避免的違約風險。例如：若采購物資的價格上漲幅度較大，供應商往往會以采購物資的原材料價格變化為由，拒絕生產(chǎn)履約并要求解除或變更合同，甚至直接選擇違約。

3）物資供應無法得到有效保障

在物資供應履約的過程中，由于實際需求提出具有隨機性，而需求的到貨時間、數(shù)量的計劃性又較差，經(jīng)常出現(xiàn)需求提報后要求在較短的供貨周期內完成供貨的情況，而此時供應商在接到供貨單后，由于生產(chǎn)周期、運輸?shù)纫蛩?，往往無法第一時間完成供貨，需求與供應之間的矛盾變得異常突出。

4）物資瑣碎復雜結算周期過長

由于使用協(xié)議庫存采購的物資往往價值低、物資規(guī)格瑣碎復雜，到貨后涉及項目單位多，且對應的工程數(shù)量也極其龐大，在只靠供應商自行辦理付款手續(xù)的方式下，嚴重拉長了支付周期，造成供應商回款速度慢，無法保障持續(xù)供貨，挫傷供應商積極性。

3.協(xié)議庫存采購模式下合同管理優(yōu)化策略

1）優(yōu)化合同簽訂流程，開展常態(tài)化簽約模式

在協(xié)議庫存模式下的合同簽約環(huán)節(jié)開展“常態(tài)化簽約”，即將合同簽訂流程由批次集中簽約優(yōu)化為標準化、流水線、常態(tài)合同簽約模式，即將原1-2個月一個集中批次的合同簽訂周期、供應商參與合同制作到簽約全流程的集中批次簽訂管理模式，在按要求采用合同標準范本、全面采用電子商務信息平臺的基礎上，將合同制作和會簽流程與供應商簽約流程分離，分別進行管理封裝，再通過供應商服務大廳實施一站式服務“窗口”常態(tài)化簽約，確保“隨到隨簽”。

2）優(yōu)化物資定價方案，應用價格聯(lián)動機制

采購物資價格變動對采購人與供應商都存在著不可確定的風險。從合同管理的角度尋求降低違約率的方法，就需要對原有的定價機制進行優(yōu)化，尋找雙方都能接受的價格條款。為此，創(chuàng)新的在合同中增加了價格聯(lián)動的條款。對于受原材料價格波動影響較大的物資，應根據(jù)原材料基準價格及聯(lián)動公式自動生成聯(lián)動后的價格，并與供應商按照聯(lián)動后的價格簽訂供貨單。

通過價格聯(lián)動的條款，能夠使供需雙方在公平交易的前提下避免由于時間帶來的價格變動風險，在價格上漲時避免供應商違約，提高合同的執(zhí)行率；在價格下降時能夠充分發(fā)揮杠桿物資的議價優(yōu)勢，獲得較低的采購價格。

3）優(yōu)化物資供應環(huán)節(jié)，實施寄存物資管理

為解決物資供應環(huán)節(jié)的難點，在與供應商簽訂框架協(xié)議的基礎上，通過提前在招標采購時事先約定，創(chuàng)新實施寄存物資管理。寄存物資管理是指在協(xié)議庫存物資采購方式下將所有權歸屬供應商的物資先存放在電網(wǎng)公司實體倉庫內，待貨物領取后與供應商進行定期結算，完成物權轉移的一種供應管理方式。主要包括：確定寄存物資目錄、制定寄存物資儲備方案、生產(chǎn)送貨、質量檢測、存儲保管、出庫領用、補庫等環(huán)節(jié)。這一管理模式的核心是通過科學預測，供應商提前合理生產(chǎn)、儲備物資，做到物資需求“隨要隨有”，達到提高物資供應速度和效果、降低物資供應成本的目的。

4）優(yōu)化合同結算環(huán)節(jié)，實施主動計劃型付款

為應對付款周期過長的局面，主動調整付款模式，實施“主動計劃型”付款。一是合同簽訂完成后，由合同結算人員整理出項目物資合同付款臺帳，根據(jù)工程項目進度及合同條款主動把握付款節(jié)奏；二是由物資履約人員跟蹤物資的到貨、驗收情況，到貨后及時督促項目單位進行到貨驗收，統(tǒng)一組織項目單位、供應商在指定地點集中辦理結算手續(xù)，減少供應商奔波次數(shù)，大幅縮短了單據(jù)辦理的時間；三是通過電子商務信息平臺、短信平臺、電話通知等多種渠道主動通知供應商辦理結算手續(xù)，遞交發(fā)票，積極解決供應商辦單、付款過程中的問題，對符合付款條件的合同及時納入付款計劃。

4.結語

經(jīng)過對協(xié)議庫存物資從采購到簽訂、供應、結算各環(huán)節(jié)進行優(yōu)化、調整，確實解決存在的問題，使整個合同管理流程的工作效率大幅提升，供應商違約風險得到有效防控，物資供應服務得到有效保障。

參考文獻

［1］張和平, 王正蓉, 趙蓉. 解析電網(wǎng)企業(yè)物資合同管理 [J]. 科技與創(chuàng)新,2015(15):56-57.