一、檔案信息化的涵義

 

檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ),以檔案信息的資源化為主導(dǎo),以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過(guò)程。這一描述包括以下3個(gè)過(guò)程:一是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域廣泛而實(shí)際的有效利用來(lái)作為技術(shù)應(yīng)用過(guò)程;二是將檔案“信息化”中的“信息”通過(guò)各種方法,手段進(jìn)行整合,開(kāi)發(fā),使之“資源化”并為社會(huì)廣泛使用的轉(zhuǎn)“化”過(guò)程;三是將檔案信息化逐步納入到整個(gè)社會(huì)信息化之中的發(fā)展過(guò)程。

 

綜上可以看出,檔案信息化具有以下兩方面涵義:一方面,檔案信息化是一種社會(huì)發(fā)展形態(tài),是檔案工作發(fā)展到某一特定社會(huì)進(jìn)程的概念描述,而不是某一時(shí)刻的結(jié)果。在這一過(guò)程中,檔案信息化在其自身發(fā)展過(guò)程中涉及社會(huì)的各個(gè)方面,因此,要把其作為整個(gè)社會(huì)信息化進(jìn)程中的一個(gè)方面或是縮影來(lái)看待,它屬于社會(huì)信息化中的應(yīng)用性工程之一;另一方面,檔案信息化又是一個(gè)不斷完善和發(fā)展的過(guò)程,在這一過(guò)程中信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用是推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程的動(dòng)力,開(kāi)發(fā)與有效利用檔案信息資源的能力,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享是目的,為此,這一過(guò)程需要多種社會(huì)力量的參與和良好的檔案工作內(nèi)部條件和外在環(huán)境?？傊?檔案信息化作為一個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程,它是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念,它的內(nèi)涵在不同的歷史發(fā)展階段會(huì)呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。

 

二、檔案信息化的實(shí)質(zhì)

 

檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)上指的是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ),也就是說(shuō),我們要運(yùn)用一定的技術(shù)手段,創(chuàng)造適宜的社會(huì)條件,將其視為一種社會(huì)資源加以開(kāi)發(fā)和利用。從深層意義上說(shuō),檔案信息化就是給人們對(duì)檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段,使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一“信息資源”,實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息利用社會(huì)化,這也就是檔案信息化的實(shí)質(zhì)問(wèn)題所在。這一問(wèn)題的實(shí)現(xiàn)需要具備以下要素

 

①檔案信息資源作為檔案信息化活動(dòng)的基本資源,在量的積累上要達(dá)到一定高度。經(jīng)過(guò)整合之后能普遍地應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域,且能產(chǎn)生并創(chuàng)造出越來(lái)越多的物質(zhì)與精神財(cái)富是檔案信息化的慕礎(chǔ),

 

②信息技術(shù)在檔案工作實(shí)踐領(lǐng)域的有效利用,使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)意義上的資源化(數(shù)字化)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提;

 

③檔案信息觀的普遍提高是社會(huì)各方面廣泛利用檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要條件。

 

檔案信息化的核心是檔案信息資源的建設(shè),在檔案信息資源建設(shè)量的積累過(guò)程中,使檔案信息不斷“資源化”是檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)。

 

三、檔案信息化改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

 

計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)在我國(guó)工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,利用計(jì)算機(jī)這種先進(jìn)的技術(shù)工具,產(chǎn)出規(guī)范、準(zhǔn)確、美觀的設(shè)計(jì)成品,即工程圖紙,是設(shè)計(jì)人員心血的凝聚、智慧的結(jié)晶,也是社會(huì)的寶貴財(cái)富,妥善保管與有效利用是至關(guān)重要的。

 

歷來(lái),設(shè)計(jì)者要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力查找已有的圖紙檔案,對(duì)有些相同工程或修改極少的圖紙,為了提高設(shè)計(jì)效率,只能用調(diào)底圖再曬藍(lán)圖的方法,在藍(lán)圖上進(jìn)行修改。這樣成本高,圖紙不美觀,設(shè)計(jì)人員帶來(lái)不便,增加重復(fù)勞動(dòng)時(shí)間,隨著檔案信息技術(shù)的深入推廣,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用,光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)的日益成熟,使得檔案信息的生成,發(fā)行,傳遞、復(fù)制、更改,存儲(chǔ)變得十分方便,一種產(chǎn)品的幾百頁(yè)資料和圖紙濃縮在一張光盤(pán)上,聯(lián)網(wǎng)傳遞時(shí)間以微秒計(jì),而且準(zhǔn)確無(wú)誤。

 

四、檔案信息化具體運(yùn)作——工程檔案計(jì)算機(jī)管理

 

(一)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理工程檔案對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的要求

 

計(jì)算機(jī)的管理程序中必須有專(zhuān)門(mén)用于實(shí)現(xiàn)各種文字資料、各種幅面的工程圖紙、文件。圖片等計(jì)算機(jī)管理的綜合系統(tǒng):它集檔案管理,圖紙錄入、凈化、修改、輸出,矢量化等圖像處理于一體,建立無(wú)紙檔案庫(kù)。該檔案庫(kù)可以放置在硬盤(pán)上或光盤(pán)上,可通過(guò)分類(lèi)檢索或條件組合檢索快速查到所需資料;可以隨意移動(dòng)、放大,縮小圖紙和文字資料,檔案人員可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、編號(hào),并對(duì)各種資料進(jìn)行無(wú)失真輸出。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案與科技檔案的互通渠道,解決單位內(nèi)有關(guān)生產(chǎn),技術(shù)部門(mén)對(duì)各種文件圖紙的網(wǎng)絡(luò)共享、查閱等問(wèn)題,通過(guò)良好的接口界面,使得設(shè)計(jì)部門(mén)的設(shè)計(jì)圖紙、生技部門(mén)所出的竣工圖紙傳送到檔案室,由檔案人員進(jìn)行整理、歸檔。并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行借閱,經(jīng)過(guò)生技科的核準(zhǔn),提供竣工圖給生產(chǎn)技術(shù)人員進(jìn)行檢修后的修改,使得技術(shù)人員在施工現(xiàn)場(chǎng)就能借閱工程圖紙及有關(guān)檔案。

 

(二)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)符合以下幾種技術(shù)指標(biāo)

 

①該系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)符合檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

 

②支持包括圖紙、文檔等在內(nèi)的多種類(lèi)型的檔案。

 

③可擦寫(xiě)光盤(pán)壓縮存儲(chǔ)。

 

④圖紙幅面不限,能通過(guò)掃描儀迅速方便地進(jìn)行輸入和處理。

 

圖紙檔案既可以在噴墨繪圖儀上輸出,也可以在打印機(jī)上迅速方便地輸出,輸出后的圖紙檔案可以大小不限。

 

⑤系統(tǒng)對(duì)圖紙進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理,并可進(jìn)行查詢,瀏覽、編輯、數(shù)據(jù)維護(hù)及輸出;同時(shí)具有檔案的保密機(jī)制,使不同用戶按授權(quán)訪問(wèn)不同圖紙。

 

@提供圖紙?zhí)幚砉ぞ呦?可以對(duì)圖紙進(jìn)行灰度及彩色過(guò)濾、凈化、縮放、修改、拼接等操作:具有多窗口編輯能力,可對(duì)圖紙的誤差進(jìn)行調(diào)整和修正。

 

⑦網(wǎng)絡(luò)吞吐量大,系統(tǒng)支持大型投影設(shè)備,可將圖像清晰地顯示在大屏幕上。

 

(三)實(shí)現(xiàn)工程檔案計(jì)算機(jī)管理必須解決的問(wèn)題

 

①用戶授權(quán)及保密機(jī)制,不同的用戶具有不同的權(quán)限,以防止非法侵入。

 

②多種檢索方式,提供靈活的分類(lèi)檢索及模糊檢索方式。

 

③檔案記錄的顯示與漫游。

 

④檔案統(tǒng)計(jì),用戶借閱管理,可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的圖紙、文字材料進(jìn)行跟蹤管理,記錄圖紙的借閱歷史,統(tǒng)計(jì)圖紙的使用頻率,明確圖紙的損壞、遺失的責(zé)任:借閱圖紙時(shí),建立圖紙借閱記錄,對(duì)借閱進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)。

 

⑤可無(wú)限量保存圖紙;文檔、工程圖紙等可以打印輸出。

 

⑥檔案庫(kù)的維護(hù);可任意創(chuàng)建檔案庫(kù):有完善的備份與恢復(fù)功能。

 

⑦可以進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀管理,并且可以預(yù)先對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定。

 

傳統(tǒng)的檔案管理方式非常繁瑣,且使檔案庫(kù)存不斷增大,占據(jù)了大量空間,查找困難,浪費(fèi)了大量的人力物力;而電子計(jì)算機(jī)管理檔案,則大大提高了工作效率,并且能使檔案保存期限長(zhǎng),安全可靠,占用空間小,查找方便、快速;我們檔案人員應(yīng)與計(jì)算機(jī)管理人員互相配合、共同努力,在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新、不斷完善,為加快工程檔案電子化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

 

(作者：楊卉青   單位:中國(guó)石油吉林油田工程質(zhì)量監(jiān)督站)