作為所有這些成就的參與者和貢獻者，國電建投公司檔案工作者秉承“引領行業(yè)”的工作追求和“止于至善”的工作標準，樹立了煤電行業(yè)檔案管理人員的形象。他們從零開始，完善組織機構，強化體系設計，創(chuàng)新管理模式，高標準推動業(yè)務基礎建設，在行業(yè)內率先設計了與實體工程一一對應的數(shù)據(jù)信息分類樹，全面細化規(guī)范了各工程文件歸檔范圍和標準，并通過引入監(jiān)理主責的檔案管理新流程，真正將檔案管理納入到實體工程管控全過程，使得在長達5年的察哈素煤礦工程建設過程中，涉及30多個參建單位的檔案和圖紙全部歸檔，無一遺漏，有效實現(xiàn)了檔案管理與基建生產(chǎn)的無縫連接，為項目創(chuàng)優(yōu)、提升檔案價值做出了重要貢獻。

       一、創(chuàng)新檔案管理模式

       為確保基建檔案的齊全、完整、真實和有效，國電建投公司針對行業(yè)特點和工程實際情況，聘請了熟悉煤礦工程項目、精通科技檔案管理的專業(yè)人員組成檔案管理小組，加強了檔案管理的專業(yè)化水平。工程伊始，公司針對紛繁復雜的現(xiàn)場建設情況，借鑒煤電行業(yè)先進的檔案管理理念和成熟經(jīng)驗，在基建檔案管理中創(chuàng)新性引入了“監(jiān)理負責制”的檔案管理模式，即業(yè)主主導，監(jiān)理主責，將檔案管理與監(jiān)理對工程的管控結合起來，強化過程管控，有效確保了檔案的形成質量和歸檔及時。工作中，監(jiān)理單位充分利用授權，要求各參建單位項目經(jīng)理和相關部門負責人分片負責各自范圍內形成的檔案資料，形成了層層負責、上下聯(lián)動的檔案管理局面。同時，根據(jù)煤電行業(yè)特點，公司按照最新規(guī)范和創(chuàng)建一流煤炭檔案管理項目的目標，從工作平臺、管理流程、管理制度、技術服務等方面對察哈素煤礦及選煤廠檔案管理工作進行了細致、全方位策劃，并通過公司內網(wǎng)、編印檔案管理工作簡報、制作宣傳展板等，積極提升全員參與檔案管理的意識，有效提高了現(xiàn)場各參建單位對檔案工作的重視程度，確保了檔案管理工作的高水平啟動，為強化后續(xù)檔案管理打下了扎實基礎。

       二、創(chuàng)新檔案管理流程

       國電建投公司檔案工作人員深入各參建單位進行了大量細致的工作調研，根據(jù)工程實際提出了將檔案管理與工程建設“同進度適度超前、同標準管理在前、同考核嚴格在前”的基本思路和要求。一方面，他們將檔案管理納入了企業(yè)社會責任和文明單位創(chuàng)建考核范疇，并與監(jiān)理單位、各參建單位一起創(chuàng)新管理流程，細化管理標準，全面規(guī)范了項目文件歸檔范圍、歸檔時間、單位工程文件組卷目錄，統(tǒng)一格式，并對歸檔文件的案卷題名、頁面設置等提出了具體要求，確保了檔案信息收集的完整和統(tǒng)一。另一方面，牢牢抓住過程控制這一檔案管理關鍵環(huán)節(jié)，將文件資料的形成、流轉、歸檔等一系列活動納入監(jiān)理對實體工程的管控程序之中，從機制上保障了檔案管理與工程建設的同步推進。監(jiān)理單位在查驗工程實體質量時，同步審閱和把控文件材料質量，通過“工程實體質量與文件資料相結合、工程進度控制與文件資料控制相結合、工程款項支付與文件資料達標相結合”的方式，及時督促、管控文檔收集和資料整理工作，并根據(jù)現(xiàn)場情況及時調整資料收集方式，實現(xiàn)了工程實體與工程資料的同步推進，有機結合。在檔案管理過程中，該公司采用最新的《煤炭建設項目檔案管理規(guī)范》作為項目檔案標準，要求經(jīng)自檢達到歸檔條件的資料必須經(jīng)過監(jiān)理單位和檔案管理人員共同進行審核，符合要求才予入庫。

       三、提升檔案服務水平

       國電建投公司不斷優(yōu)化檔案管理軟件功能，根據(jù)煤礦檔案分類和管理形成的特點，對軟件功能模塊進行了框架設計，創(chuàng)建了以“指引路徑清晰，查詢快速方便”為特征的數(shù)據(jù)信息分類樹。其中，在施工文件分類中把單位工程、案卷、卷內文件同時體現(xiàn)在一個界面中，設備文件分類也把設備類別、設備名稱、設備文件名稱同時錄入，不僅實現(xiàn)了檔案實體分類與軟件模塊分類相統(tǒng)一，以及歸檔管理的網(wǎng)絡化、標準化、定量化，而且也使檔案類目更加清晰，檢索輸入更加方便，查閱調檔更加迅速，形成了具有煤電行業(yè)特色的計算機檔案管理模塊體系。

       為使檔案工作能夠滿足煤礦服務年限的需要，國電建投公司在緊張的建設資金中，劃出專款投入檔案硬件設施建設，實現(xiàn)了庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。目前，該公司察哈素煤礦及選煤廠建設中形成的7729卷檔案、11282張圖紙、5966卷副本、571張照片檔案、399張光盤被有序保管、利用，先后為2130余人次提供了查閱服務。

       經(jīng)過不懈的努力，國電建投公司檔案管理工作已經(jīng)站在了一個新的起點。相信國電建投檔案工作者，一定會繼續(xù)心懷“對歷史負責，為現(xiàn)實服務”的責任和使命，不斷超越自我，在草原之巔的“蘭香屋”里，越做越好。