摘要：當前電力工程建設(shè)發(fā)展迅速, 電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著越來越不可忽視的作用。作為一項專業(yè)性強、內(nèi)容復(fù)雜的工作, 電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規(guī)范化, 本文對電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議, 旨在拋磚引玉, 共同促進電力企業(yè)改革, 加快電力工程行業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程; 檔案管理; 策略

1 引言

隨著電力體制不斷改革, 電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分, 電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設(shè)成果及榮譽, 還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程, 表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此, 做好檔案管理工作, 是當前工程建設(shè)工作中不可忽略的部分, 直接影響到電力工程建設(shè)完工質(zhì)量, 甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。

2 電力工程檔案管理現(xiàn)狀

在電力工程檔案管理工作中, 既要求檔案管理人員跟上項目施工進度, 保持步調(diào)一致, 及時收集整理各方面信息, 又要求其全程參與項目施工過程, 做好管理工作統(tǒng)籌和規(guī)劃, 從而提高電力工程檔案管理水平, 提高電力工程建設(shè)質(zhì)量。然而, 隨著社會發(fā)展和電力工程體制不斷改革, 企業(yè)對檔案管理工作提出更多要求, 當前檔案管理工作還存在一些不盡如人意的地方。

2.1 檔案管理工作重視度低

傳統(tǒng)電力工程建設(shè)中只注重工程施工相關(guān)工作, 把工作中心放在工程成本控制、進度及質(zhì)量上, 卻忽略電力建設(shè)檔案管理工作, 甚至在工程建設(shè)中沒有設(shè)檔案管理部門, 造成檔案數(shù)據(jù)信息材料丟失, 從而影響工程進度[1]。同時, 由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識, 造成下屬基層人員思想認識不高, 對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進行材料交接, 甚至對其排斥抵抗, 從而影響工程施工進度和質(zhì)量。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設(shè)歷史時間較短, 其管理人員有的是從其他部門臨時調(diào)用過來, 大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn), 無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學、合理有序地展開。同時, 由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項工作, 檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時間短且其綜合素質(zhì)不高, 不能有效順利開展工作, 甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外, 在檔案管理工作中, 鑒于環(huán)境等外在因素, 檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié), 無法驗證上報文件材料真實性, 甚至導(dǎo)致檔案信息源丟失。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 加強企業(yè)重視程度

企業(yè)高層管理者應(yīng)樹立檔案管理意識, 重視檔案開發(fā)管理工作。只有通過自上而下地開展工作, 才能讓基層人員明確自身責任, 讓檔案管理規(guī)范制度落到實處, 從而提高檔案管理工作效率。

根據(jù)我國對電力工程企業(yè)檔案管理工作相關(guān)法律要求, 企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)加深有關(guān)法律認識, 將檔案管理工作融入到企業(yè)管理中, 建立健全相關(guān)制度規(guī)范。實施責任到人, 落實到崗, 專項工程專人負責, 確保在管理工作中出現(xiàn)問題時, 能夠及時找到根源, 及時解決, 避免出現(xiàn)互相推諉而影響施工效率情況。當然, 在制度推行中, 施工單位高層人員應(yīng)向基層人員灌輸積極思想:問責制不是為了限制檔案管理人員工作自由度, 而是為了提高檔案管理效率并減輕檔案管理人員工作負擔, 從而減少基層人員排斥心理, 促進檔案管理制度的有效推行。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

首先, 電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時, 應(yīng)選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員, 能夠運用專業(yè)理論進行檔案信息篩選歸檔, 從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學的檔案管理體系。同時, 在正式開展工作前, 企業(yè)單位還應(yīng)集合新進人員進行短期崗前培訓(xùn), 針對本單位具體情況進行系統(tǒng)學習, 從而讓檔案管理人員能夠結(jié)合實情開展工作, 避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。

其次, 在工作管理中, 檔案管理部門應(yīng)定期開展培訓(xùn)交流會, 總結(jié)當前檔案管理工作中存在問題并進行有效研討, 根據(jù)同期行業(yè)內(nèi)檔案管理變革發(fā)展提出結(jié)合本單位實情提出解決辦法, 并形成規(guī)范文件在部門內(nèi)瀏覽傳達, 從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。

最后, 企業(yè)既可選派優(yōu)秀骨干人員去往其他企業(yè)進行交流學習, 從而提高本企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能水平, 進一步優(yōu)化檔案管理工作。也可請業(yè)內(nèi)專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部進行指導(dǎo)工作, 針對個體情況提出優(yōu)化建議。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設(shè)有利于推動企業(yè)檔案管理工作, 促進電力工程有序化發(fā)展。因此, 在電力工程建設(shè)中, 必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù), 促進電力工程檔案資料管理工作開展。

一方面, 在檔案管理中, 企業(yè)應(yīng)建立文檔一體化管理系統(tǒng), 將在工程建設(shè)過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄, 同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應(yīng)實時監(jiān)管電子文件信息, 確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面, 企業(yè)還應(yīng)加強檔案管理系統(tǒng)安全性, 做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密, 因此在管理工作中, 電力企業(yè)單位應(yīng)建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理, 將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎(chǔ)上建立檔案資源目錄, 從而方便使用者進行信息檢索, 且利于保護檔案資料信息安全, 不易造成信息遺失[2]。

4 結(jié)語

電力工程檔案真實完整地記錄了電力企業(yè)工程建設(shè)過程、實體情況和建設(shè)質(zhì)量, 是維護企業(yè)合法權(quán)益、保證企業(yè)經(jīng)濟效益并反映企業(yè)歷史真實面貌的一項重要基礎(chǔ)工作, 同時也是工程項目投產(chǎn)后進行運行檢修、擴建改建工作的重要材料依據(jù)。在電力工程建設(shè)中實時收集整理檔案資料, 精確核查工程文件材料, 規(guī)范化管理技術(shù)檔案, 保證企業(yè)檔案資料系統(tǒng)性和完整性, 有利于為當前工程建設(shè)工作開展各項服務(wù), 也有利于為電力企業(yè)工程后續(xù)投產(chǎn)工作做好基礎(chǔ)準備工作。

參考文獻

[1]馮雪.探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù), 2016, 24 (01) :105.

[2]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代國企研究, 2016, 8 (04) :77.