工程設(shè)計(jì)檔案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云網(wǎng)　點(diǎn)擊量：評(píng)論 (0)

摘要:本文通過(guò)利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)工程設(shè)計(jì)信息及其電子文件的管理，對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計(jì)等問(wèn)題進(jìn)行一些摸索和探討。1問(wèn)題的

文件級(jí)，而記錄內(nèi)容仍然是卷冊(cè)信息，層次結(jié)構(gòu)不清晰。同時(shí)電子文件掛接時(shí)，一條卷冊(cè)記錄掛接多張圖紙，電子文件掛接及數(shù)據(jù)查詢時(shí)都不方便。

2.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中舊數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄信息丟失嚴(yán)重，其原因是舊數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)卷冊(cè)檢索號(hào)沒(méi)有定義成主關(guān)鍵字，該字段內(nèi)容有許多重復(fù)，而在新數(shù)據(jù)庫(kù)中為了數(shù)據(jù)檢索的唯一性、準(zhǔn)確性，卷冊(cè)檢索號(hào)字段必須為主關(guān)鍵字，這就需要對(duì)原有數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化調(diào)整。

3.舊數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息量只適合檔案室內(nèi)部管理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下不能滿足設(shè)計(jì)人員查詢的需要。同時(shí)不能滿足將來(lái)給甲方提供圖紙信息的需要。

4.對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)中已進(jìn)行統(tǒng)一編碼的字段，原舊庫(kù)中仍然用漢字意思記錄，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入誤操作很多。例如：設(shè)計(jì)階段一項(xiàng)輸入初設(shè)、初步設(shè)計(jì)、初施等，當(dāng)客戶端查詢有關(guān)“初步設(shè)計(jì)”的記錄時(shí)，則查詢檢索條件不唯一，使有些信息不能檢索到。

5.如果對(duì)數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的分類編碼，則光盤刻錄系統(tǒng)不能正常運(yùn)行，檔案查詢時(shí)不能按分類檢索方式查詢檔案信息。

6.如果數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不完善，將影響檔案管理系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

7.由于工程設(shè)計(jì)流程管理系統(tǒng)推廣應(yīng)用較困難，因此工程設(shè)計(jì)人員在CAD設(shè)計(jì)工作中所形成的數(shù)據(jù)有些無(wú)法轉(zhuǎn)換到檔案管理工作中來(lái)。圖紙信息還須重新錄入到檔案管理系統(tǒng)中，容易出現(xiàn)錄入誤操作，使檔案信息無(wú)法檢索出來(lái)。

8.電子文件的收集沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的工作流程，會(huì)導(dǎo)致電子文件收集困難，或者收上來(lái)的電子文件命名不規(guī)范，檔案人員的整編工作效率低。

9.如果信息量不夠，報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作只能限制在記錄檔案管理的帳目上，不能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。

4對(duì)以上問(wèn)題的解決辦法

4.1對(duì)新數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)字段的設(shè)計(jì)

由于該系統(tǒng)可根據(jù)自己?jiǎn)挝粚?duì)檔案管理的需求進(jìn)行定制，在定制各種檔案類型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)我們從以下幾點(diǎn)考慮的：

a. 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合理化

原來(lái)工程圖檔數(shù)據(jù)庫(kù)只有案卷級(jí)記錄，主要提供設(shè)計(jì)人員卡片檢索功能，數(shù)據(jù)信息量少，新數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)工程圖紙紙介質(zhì)歸檔特點(diǎn)將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)劃分為工程項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三個(gè)級(jí)別，并分別定制各級(jí)數(shù)據(jù)錄入界面。

b. 原數(shù)據(jù)庫(kù)中內(nèi)容要保留，同時(shí)要規(guī)范原數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)，以便將原來(lái)庫(kù)中內(nèi)容轉(zhuǎn)換到電子檔案系統(tǒng)中。

原來(lái)在FOXBASE數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)信息包括：卷冊(cè)檢索號(hào)、工程名稱、卷冊(cè)名稱、登記時(shí)間、總登記號(hào)、設(shè)計(jì)階段、設(shè)計(jì)專業(yè)、正本、副本、說(shuō)明書、圖紙總數(shù)、目錄張數(shù)、保管期限、正本編號(hào)、銷毀卷冊(cè)、庫(kù)存數(shù)。這些數(shù)據(jù)內(nèi)容是以卷冊(cè)為單位的，在保證檢索查詢條件滿

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