工程設(shè)計檔案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對工程設(shè)計信息及其電子文件的管理，對工程設(shè)計檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等問題進行一些摸索和探討。1問題的

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對工程設(shè)計信息及其電子文件的管理，對工程設(shè)計檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等問題進行一些摸索和探討。

1問題的提出

網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，而檔案是各種有價值信息的核心，它不只是對各種資料、數(shù)據(jù)、文件和信息的儲存和記錄，而且要對歸檔的大量信息進行分類、組織和整編，以便于更好的利用。所以，電子檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，也是目前各單位信息管理系統(tǒng)當(dāng)中的薄弱環(huán)節(jié)。作為設(shè)計單位工程設(shè)計所帶來的大量電子文件都具有可參考的再利用價值，對這些文件的存儲管理和網(wǎng)上利用已成為我們信息管理所急需解決的問題。在電子文件日益成為社會文件主導(dǎo)形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案、豐富館藏，這些在電子檔案形成過程中所存在的問題已經(jīng)越來越制約電子檔案的管理工作。

我院原工程設(shè)計檔案管理是用在DOS操作系統(tǒng)下foxbase數(shù)據(jù)庫軟件平臺管理的，只記錄卷冊信息用于打印各種檔案類型的帳目、卡片以提供工程設(shè)計人員的查詢、檢索,檔案信息的管理只停留在檔案室內(nèi)部單機執(zhí)行，管理的只是紙質(zhì)檔案，計算機所生成的圖形文件及文字類工程文件均未收集。這樣在網(wǎng)絡(luò)建成后并不能充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢查詢到檔案信息資源，為此我院通過調(diào)研論證后引進了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)。由于該系統(tǒng)只是電子檔案管理的平臺，可根據(jù)各單位具體情況定制自己的檔案類型和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，同時為配合該系統(tǒng)對設(shè)計、出版、檔案等相關(guān)人員需要制定相應(yīng)的工作流程、及管理制度。因此就涉及到新舊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等工作過程是否能合理設(shè)計、安排。

2系統(tǒng)簡介

通過該系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能和系統(tǒng)擴展能力最終可為企業(yè)建立大型數(shù)字化檔案館，以適應(yīng)企業(yè)網(wǎng)上辦公和信息的共享，為生產(chǎn)一線提供信息服務(wù)。利用高性能的工程繪圖機、大幅面的工程掃描儀以及海量光盤存儲等外部設(shè)備，以及規(guī)范化的工程項目管理，可以使各種檔案類型的信息逐步實現(xiàn)電子化。它可以對收集上來的檔案信息進行統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)主要有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)檢索、錄入、借閱管理、統(tǒng)計報表、收集整編、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、銷毀、光盤制作等子系統(tǒng)。

3在建立新的工程設(shè)計電子檔案數(shù)據(jù)庫時需解決的問題

1.如果將原有Foxbase平臺下的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換到電子檔案管理平臺上，那么數(shù)據(jù)庫層次只有一級——

責(zé)任編輯：和碩涵

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